Porque o Pequeno Varejista não Controla Estoque?


A pergunta é inevitável em qualquer demonstração de sistema que se preze: “o seu software controla estoque?”. A preocupação do varejista com o tema, de uma forma geral, é muito boa. Afinal de contas, estamos falando do cuidado com o capital dele, do produto que precisa girar para fazer o lucro aparecer. Entretanto, pode parecer controverso para quem não é do ramo de TA: são raros os varejistas que fazem realmente controle de estoque de suas lojas.

Não, não é uma piada. Pior: é a mais pura verdade. O varejista de uma forma geral, mais principalmente o pequeno varejista implanta um sistema, não gosta, se arrepende e troca de Software. Contrata uma nova empresa, tenta utilizar os recursos, não dá certo e ele põe de novo a culpa no sistema. Quando vai contratar o terceiro, o script de perguntas que utiliza é o mesmo, sempre culminando no desejo chave de Controlar o Estoque.

Aí vem a pergunta: porque eles não conseguem controlar estoque? Bom, são várias as respostas possíveis para isso. Por isso mesmo, vou fazer uma lista de observações abaixo para entendermos melhor a questão:

1-      Nunca será possível um varejista controlar estoque se ele for o principal responsável pelo funcionamento do sistema.

Não adianta: dono não tem que operar sistema. Dono tem que ter em mãos relatórios estatísticos para auxiliar na tomada de decisões. Toda vez que o dono tenta ser a peça chave do sistema a implantação não anda. O projeto simplesmente substitui uma Caixa Registradora por um PC. É aquela história: ele está automatizado, mais não está informatizado.

2-      Não é o profissional de TI que resolve o Problema do Controle de Estoque.

Quando o varejista finalmente resolve contratar alguém para auxiliá-lo a administrar melhor a empresa e os recursos software, ele associa o sistema a um produto de informática e busca no mercado alguém com experiência em TI. ERRADO. Não é por aí que os problemas dele serão resolvidos. O certo é buscar alguém com experiência em administração de empresas, que conheça um pouco dos processos de logística e “doutriná-lo” para operar conforme a empresa funciona e conforme os recursos que o Software contratado oferece. Trocar de Software? Só quando o problema for a falta de recursos, não quando eles não são utilizados.

3-      Por mais capacitado que seja, qualquer profissional contratado deverá ser treinado e qualificado e a obrigação de fazer isso é do Varejista.

Não adianta buscar no mercado profissional pronto. Cada varejista tem uma forma de trabalhar, as empresas em sua maioria ainda são familiares e o funcionário tem que se adaptar a isso. O varejo é um mercado muito carente de mão de obra. Falta de tudo. Por isso mesmo uma boa capacitação transformará este funcionário em alvo de contratação da concorrência. Por isso, quando achar alguém disposto a entrar no barco, treine-o, capacite-o e torne-o mais do que um simples funcionário.

4-      Para Controlar Estoque, vários processos devem ser implantados antes. O Controle de Estoque é o final da implantação do Sistema.

Não se pode pensar em controle de estoque sem se pensar em uma rotina de troca e devoluções de produto eficiente. Não se pode pensar em controle de estoque sem um processo de compras bem definido. Não se pode sonhar com controle de estoque sem sequer entender um relatório de Curva ABC. Não dá para controlar estoque de todos os itens de uma vez só. Tem que pegar os principais itens primeiro, aquilo que representa o maior lucro. Um relatório de curva ABC auxilia o varejista neste sentido. Ele chega a conclusão de que menos de 20% de todos os itens correspondem a mais de 80% do faturamento total. É mais fácil controlar 1.000 do que 5.000 itens, não é verdade?

5-      Isso é Tudo? Na verdade ainda faltam os controles de perdas.

Após os processos descritos anteriormente serem implantados, o Software começará a fornecer informações sobre o funcionamento da loja. Nesta hora, diversos erros não programados começarão a aparecer. As quebras de estoque serão constantes, mesmo com um controle rígido. Chegará então a hora de se apurar e qualificar estas “perdas”. Podem ser roubos, furtos, consumo interno de funcionários e clientes, mercadorias não entregues ou entregues errada pelos fornecedores e o consumo do próprio proprietário. Mensurar e quantificar estas perdas é tão ou mais importante do que controlar estoque. Lembra do funcionário parceiro contratado anteriormente? Pois bem, nesta fase, ele já tem que ter pelo menos mais 2 funcionários trabalhando para ele, sendo capacitados por ele. Para que isso? Bom, alguém vai precisar quantificar as perdas e informá-las no sistema. Alguém vai precisar separar as trocas de mercadoria. Alguém vai precisar cuidar do financeiro desta nova empresa (nem pensar em entrar neste mérito hoje).

Diante disso tudo, digo e repito que não se pode sonhar em controlar estoque de forma eficiente sem implantar todo o sistema de Retaguarda antes. E não se pode sonhar em implantar uma Retaguarda sem o auxílio de funcionários capacitados. É por falta da cultura de contratação de funcionários chave, pela falta de gente capacitada no mercado e pela falta de interesse em capacitar funcionários que o pequeno Varejista não consegue controlar estoque.

Por isso, meu conselho seria investir tempo na busca inicial pelo profissional de confiança. Ele iniciará com o dono do negócio o projeto de Informatização. Sem ele, nada vai andar. Se o proprietário já tem a loja informatizada, um caminho para buscar este profissional é contatar a empresa de software que lhe presta serviço e saber se não podem indicar ninguém que opere bem o sistema e que esteja insatisfeito com o emprego atual. Aí de quem não estiver tratando bem este funcionário!

Para finalizar: nós que vendemos software não temos culpa em nada desta vez? Na verdade temos sim. Será que não é nossa obrigação falarmos tudo isso para o Varejista? Será que nós não podemos começar a doutriná-lo? Creio ser este um bom tema para um post no futuro.

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