A necessidade de Organizar as Informações


29 de março de 2013 10:08
O dia acaba e ainda faltam mais de 100 e-mails para ler, tomar uma decisão e responder. Muitos deles, inclusive, já se tornaram conversas intermináveis, onde fica clara a necessidade de parte dos copiados de que basta uma resposta e movê-lo para uma pasta específica que “seus problemas acabaram”.

Conversando com um consultor especializado em Planejamento Organizacional e boas práticas no trabalho fiquei surpreso ao saber que, para alguns psicólogos, já existe a síndrome do e-mail respondido. É mais ou menos assim: você a lista interminável em sua caixa de entrada e algo começa a te consumir até que você consiga vê-la zerada novamente. Aí, os e-mails começam a ser respondidos de qualquer forma ou sem a atenção devida pois o objetivo, no final das contas, é limpar a bagunça.

Pretendo em breve implantar na empresa uma cultura de que se um grupo de pessoas trocarem mais do que 5 e-mails sobre o mesmo assunto, o gestor da conversa terá que marcar uma reunião para os envolvidos sentarem, discutirem e resolverem. Qualquer assunto com mais de 5 e-mails trocados merece uma atenção dessa. Ah, mas vai demorar até sentarmos todos juntos. Ok, mas quanto tempo demora para alguns responderem o e-mail às vezes? O fato de você saber que o e-mail está na caixa de entrada do destinatário não significa que ele tratará o assunto com a mesma prioridade que você.

Enfim, fui até Santos e voltei apenas para dizer que em um processo de crescimento organizacional a troca de informações entre departamentos passa a ser constante e o e-mail aparece como a melhor solução para resolver isso. E falo com propriedade pois sou um dos piores nesse quesito na empresa onde trabalho. Porém, depois de 4 meses a frente de um processo como esse posso afirmar que não é. Porque?

Porque muita informação importante, manuais, arquivos, procedimentos são escritos e documentados em e-mails e, na boa, não há como garantir a organização de tanta documentação produzida desta forma. E posso afirmar isso pois vários profissionais em minha empresa trabalham em suas casas fazendo Home Office ou esticando o horário de trabalho até mais tarde e NUNCA vi nenhum deles se preocupar em documentar o que produzem em nosso Servidor. Bom, chegamos no ponto em que os falsos moralistas dirão: ah, mas isso acontece porque vocês não possuem processos e são desorganizados. Pois eu convido este “guarda livros” a me mostrar que fazem algo diferente em sua companhia.

Posso garantir com segurança que 90% dos empresários ou diretores que acompanham meu Blog agora já devem ter identificado um problema semelhante em sua organização. Se o percentual não for ainda maior.

Com este post estou chamando a atenção para um problema gigante, que só aparece quando algum destes funcionários vai embora da companhia. Aí vira aquela loucura para caçar documentos. No final das contas, o que acontece é simples: como ninguém acha nada acabam por produzir novamente vários materiais. E como isso toma tempo, meu Deus…

Existem várias formas de se organizar isso e criar processos para combater estas práticas. Não farei propagando de nada aqui para não parecer tendencioso demais mas, a saber: estamos neste momento implantando duas ferramentas na empresa para tentar sanar isso. E temos pelo menos 5 pessoas envolvidas no processo. Entretanto, uma coisa posso garantir: procurem algo na nuvem. Se dependerem de aplicações “stand alone”, nada vai acontecer. Eu garanto!

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